Funkcie

Projektové náklady

Najdôležitejšou prednosťou systému je počítanie odpracovaných hodín na projektoch, ktoré sú rozdelené do jednotlivých činností, a ich celkový náklad. Máte tak kompletný prehľad o tom, kto, koľko a za koľko pracoval na danom projekte. Vďaka tomu tak môžete optimalizovať rozvrhnutie pracovného času, zistiť efektívnosť jednotlivých pracovníkov, alebo optimalizovať vaše odhady pre cenové ponuky.

Evidencia dochádzky

Ak však už raz zadávate do systému svoje odpracované hodiny, je dobré, aby z nich bolo možné priamo vytvoriť dochádzku zamestnancov pre mzdové účely. Vďaka tomu tak odbúravate administratívnu záťaž vás a vašich zamestnancov. Máte prehľad o práci a nákladoch na jednom mieste.

Zároveň počas výkonu pracovných povinností vzniká niekoľko rôznych situácií, ktoré sú na konci mesiaca súčasťou vašej dochádzky, alebo sú súčasťou projektových nákladov. Ide o situácie ako dovolenka, práceneschopnosť, služobné cesty, ošetrenie člena rodiny a náhradné voľno.

Všetky tieto situácie sme brali do úvahy a prispôsobili im náš dochádzkový systém. Nemusíte sa preto báť, že vám bude niečo chýbať.

 

Aby sa vám od začiatku pracovalo s dochádzkovým systémom ľahšie, prinášame vám prehľad toho, čo vás čaká.

1. Úrovne prístupu

Systém disponuje troma úrovňami prístupu:

  • Užívateľ
    • užívateľ je základná úroveň prístupu
    • vytvára záznamy práce
    • vlastné záznamy môže upravovať
    • vidí svoju dochádzku
    • exportuje svoju mesačnú dochádzku do formátu XLS a PDF
  • Manažér
    • zahŕňa funkcionality užívateľa
    • vytvára zamestnancov, ale nemôže zadať celkovú cenu práce
    • vytvára divízie
    • vytvára pracovné pozície
    • nastavuje výšku príplatkov
    • nastavuje počítanie prestávok
    • vytvára činnosti pre projekty
    • vytvára zákazníkov
    • vytvára samotné projekty s fondmi hodín pre jednotlivé činnosti bez uvádzania rozpočtov
    • priraďuje zamestnancov/pracovníkov na projekty
    • vidí prehľad projektov bez finančných ukazovateľov
    • môže exportovať mesačné prehľady všetkých zamestnancov naraz aj jednotlivo do formátu XLS a PDF s aj bez poznámok
  • Administrátor
    • zahŕňa funkcionality manažéra
    • zadáva celkovú cenu práce zamestnancov
    • zadáva rozpočty pre jednotlivé činnosti v projektoch
    • môže mazať zamestnancov a projekty

2. Pozície a Divízie

Pre lepší prehľad a organizáciu zamestnancov/pracovníkov je možné vytvárať Pozície a Divízie a vytvorených zamestnancov do týchto skupín priradiť.

3. Roly

Pri vytváraní zamestnancov je možné prideľovať rolu user, manager a admin.

4. Výpočet hodinového nákladu

Každému zamestnancovi je možné zadať celkovú cenu práce, z ktorej sa následne vypočíta hodinový priemer, a to vydelením hodnoty celkovej ceny práce číslom 160, čo predstavuje priemerný mesačný počet pracovných hodín za mesiac. Týmto sa získa celkový náklad v jednotlivých projektoch. Celková cena práce sa zadáva preto, že je reálnym nákladom zamestnávateľa.

Príklad a) Zamestnanec má celkovú cenu práce 1 800€, čiže hodinový náklad je počítaný ako 1 800/160 = 11,25€/hod.. Touto hodnotou bude násobený odpracovaný počet hodín konkrétneho zamestnanca v jednotlivých projektoch.

5. Príplatky ku mzde

Niekedy si práca vyžaduje prácu nadčas, cez sviatky, víkendy a počas noci. Práca počas noci je definovaná ako práca trvajúca v čase od 22:00 do 6:00. Kalendár v systéme automaticky rozoznáva jednotlivé dni a automaticky počíta práce v špecifických situáciách. Za prácu počas týchto situácií prináleží zamestnancom príplatok, ktorý je možné definovať ako fixne stanovená suma, alebo ako percentuálny príplatok k priemernej hodinovej mzde.

Príklad a) Ak má zamestnanec mzdu ako v bode 4, má hodinovú mzdu 11,25€. Od 1.1.2020 sú jednotlivé príplatky vypočítavané z minimálnej mzdy, ktorá je 580€ v hrubom. Príplatok za prácu v nedeľu, v prípade nepravidelného výkonu práce v nedeľu, suma najmenej 3,333€/hod.. Ako bolo spomenuté, je to mzda v hrubom, čo pre zamestnávateľa znamená celkovú cenu práce 784€, a preto ak chcete mať v dochádzkovom systéme nákladovú sumu, predelí 784/160 = 4,9€/hod.. Preto je potrebné uviesť ako príplatok za nedeľu 4,9€.

Príklad b) Ak je zvolený percentuálny príplatok za prácu, vypočítava sa zadaná percentuálna hodnota z priemernej hodinovej mzdy. Ak je príplatok za prácu v nedeľu 30%, potom pri mzde z bodu 4 platí, že 30% z hodnoty 11,25€ je 3,375€. Táto hodnota bude automaticky pripočítaná ako príplatok k práci počas nedele.

6. Výpočet prestávky

Každý zamestnanec má za určitých podmienok nárok na prestávku. Aktuálne platí, že pri pracovnej smene trvajúcej dlhšie ako 6 hodín má zamestnanec nárok na 30 minútovú prestávku. Po odpracovaní ďalších 6 hodín platí to isté. Zvyčajne však ku smenám dlhším ako 12 hodín nedochádza. V systéme je preto možné zapnúť automatický výpočet prestávok s prispôsobením, od koľkých hodín má zamestnanec nárok na prestávku a po koľkých odpracovaných hodinách sa prestávka automaticky odráta.

Príklad a) Zamestnanec má nárok na prestávku od 6 hodín, s počtom minút 30. Táto prestávka sa použije po 4 odpracovaných hodinách. Ak je začiatok práce zamestnanca o 8:00 a koniec o 16:30, odráta sa 30 minút po 12:00, teda ako keby mal prestávku od 12:00 do 12:30. Správne zadanie hodnôt je veľmi dôležité. Ak zamestnanec pracuje na jednom projekte v rámci svojho celého pracovného dňa, odráta sa z celkovej prítomnosti zamestnanca na pracovisku 8,5 hodiny 30 minút, a teda v projektových nákladoch bude uvedených 8 hodín. Ak automatický výpočet prestávok zapnutý nie je, v prípade začatia práce o 8:00 a konca o 16:30, bude v projektových nákladoch zarátaných 8,5 hodiny.

7. Zákazníci a Činnosti

Pred vytváraním projektov odporúčame najprv vytvoriť databázu zákazníkov a činností, aby ste mohli pri vytváraní projektu tieto údaje použiť. K jednotlivým činnostiam priraďujete divízie, ktorý pracovníci môžu danú činnosť vykonávať.

8. Projekty

Jednou z najdôležitejších častí dochádzkového systému a jeho najväčšou pridanou hodnotou sú projekty. Pre vytvorenie projektu potrebujete zadať jeho názov, číslo projektu (napr. vaše interné označenie), zákazníka, pre ktorého projekt realizujete, dátum začiatku a dátum konca (tento dátum je iba predpokladaný a pre zadávanie dochádzky nemá vplyv), stav projektu a popis projektu. V druhom kroku vás systém vyzve k výberu činností, ktoré sa budú na projekte realizovať. Každá činnosť má vyhradený určitý počet hodín, rozpočet a osobu zodpovednú za danú činnosť. Týchto činností môžete pridať viacero. V poslednom, treťom kroku môžete k jednotlivým činnostiam pridať ďalších zamestnancov a projekt uložiť. Projekt je vytvorený a zobrazí sa vo vašom systéme už po druhom kroku, aj keď tretí nedokončíte.

Projekty je možné upravovať a meniť aj po uložení, avšak s obmedzenými možnosťami. Obmedzenia v systéme sú preto, aby nedochádzalo k náhodnému vymazávaniu údajov v dochádzke.

9. Prehľad práce

Každý používateľ systému má možnosť prezerať a upravovať svoj mesačný prehľad práce. Manažér a administrátor má možnosť zobraziť si prehľad jednotlivých mesiacov všetkých zamestnancov a tieto záznamy exportovať do formátu XLS alebo PDF.

Pre účely vypočítavania mzdy je pripravený export vhodný pre vaše účtovníctvo, kde sa nachádzajú iba časy príchodu a odchodu zamestnancov, ich prípadné nadčasy a pod.. Pre účely detailného prehľadu na jednotlivých projektoch a iných činnostiach je k dispozícii export s poznámkami, kde je vidieť aj zadané poznámky zamestnancov.

Manažér a administrátor majú možnosť uzavrieť mesiac, po ktorom už nebude možné vytvárať v danom mesiaci ďalšie záznamy.

10. Vytváranie záznamov

Záznam je možné vytvárať kedykoľvek a vždy iba do projektu a činnosti, na ktorú je zamestnanec pridelený, a zároveň projekt je v stave Zahájený. Po ukončení projektu sa projekt už medzi možnosťami v zadávaní dochádzky nezobrazuje. Záznamy je možné upravovať v mesiaci, ktorý ešte nie je uzavretý.

Ak je zamestnanec v daný deň na dovolenke, je práceneschopný, je na služobnej ceste, má náhradné voľno, alebo čerpá ošetrenie člena rodiny, jednoducho to zadá v dochádzke. Tento údaj je zobrazený v jeho mesačnom prehľade a počet odpracovaných hodín je 0.